Vérifier un NDA : la liste publique des organismes de formation mode d'emploi

Un numéro de déclaration d’activité (NDA) se vérifie en quelques minutes, gratuitement, sur un registre officiel. Pourtant, beaucoup d’organismes contractent avec des sous-traitants sans jamais faire ce contrôle — et découvrent le problème à l’audit Qualiopi, ou pire, lors d’un contrôle de leur financeur. Voici comment utiliser la Liste Publique des Organismes de Formation, quand la consulter, et ce qu’un NDA valide prouve (et ne prouve pas).

Rappel : qu’est-ce que le NDA ?

Le numéro de déclaration d’activité est le numéro à 11 chiffres délivré par la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) après le dépôt d’une déclaration d’activité de prestataire de formation. La procédure complète est détaillée dans notre guide du Cerfa 10782 ; retenez ici l’essentiel :

• le NDA est obligatoire pour tout dispensateur de formation professionnelle ;
• il conditionne l’exonération de TVA, l’accès aux financements et la certification Qualiopi ;
• il est rattaché à une structure juridique (un SIREN) et à une région d’enregistrement ;
• il n’est pas acquis à vie : il peut devenir caduc ou être annulé.

C’est précisément parce que ce numéro conditionne tant de choses qu’il faut savoir le vérifier — le vôtre comme celui de vos partenaires.

La Liste Publique des Organismes de Formation

Le ministère du Travail tient une Liste Publique des Organismes de Formation, qui recense les prestataires ayant déclaré leur activité et déposé leur bilan pédagogique et financier. Elle est consultable en ligne et publiée en open data sur data.gouv.fr, ce qui permet aussi bien une recherche ponctuelle qu’une exploitation en masse (croisement de fichiers fournisseurs, vérifications automatisées).

Pour chaque organisme, la liste indique notamment :

• le NDA et la région d’enregistrement ;
• le SIREN et la raison sociale, ce qui permet de vérifier que le numéro correspond bien à la structure avec laquelle vous contractez ;
• les certifications détenues (Qualiopi, par catégories d’actions) ;
• les spécialités de formation déclarées.

La recherche se fait par numéro, par SIREN ou par nom. Deux réflexes de fiabilité :

1. Croisez toujours NDA et SIREN. Un prestataire peut afficher un NDA réel… qui appartient à une autre structure (ancienne société, portage, tiers). Le numéro doit correspondre au SIREN qui figure sur le devis ou la convention.
2. Ne concluez pas trop vite d’une absence. Un organisme peut avoir demandé à ne pas figurer sur la liste, et un enregistrement récent met un peu de temps à apparaître. Dans ce cas, demandez le récépissé de déclaration délivré par la DREETS.

Pourquoi vérifier un NDA : l’asymétrie d’information

Sur le marché de la formation, l’acheteur ne voit pas la qualité avant d’avoir payé : un catalogue soigné peut cacher un prestataire non déclaré, un « organisme certifié » auto-proclamé. C’est un cas d’école d’asymétrie d’information, décrit par l’économiste George Akerlof dans son article fondateur de 1970, « The Market for “Lemons”: Quality Uncertainty and the Market Mechanism », publié dans The Quarterly Journal of Economics : quand la qualité est invisible pour l’acheteur, les mauvais produits chassent les bons et le marché entier se dégrade — sauf si des dispositifs de vérification (registres publics, certifications, garanties) rétablissent la confiance. La liste publique des organismes de formation et la certification Qualiopi jouent exactement ce rôle : rendre vérifiable ce qui ne l’était pas.

Concrètement, trois situations imposent la vérification.

1. Avant de contracter avec un sous-traitant

Si vous faites appel à des formateurs indépendants ou à d’autres organismes, l’indicateur 27 du référentiel Qualiopi vous oblige à vous assurer de la conformité des prestataires mobilisés. Vérifier le NDA (et la certification Qualiopi quand le montage l’exige) fait partie des diligences attendues, et la trace de cette vérification — capture de la fiche de la liste publique, copie du récépissé, attestation Qualiopi — constitue une preuve d’audit. Notre article sur les obligations du formateur sous-traitant détaille les deux côtés de la relation.

2. Quand un client ou un OPCO vérifie le vôtre

Les entreprises clientes, les OPCO et les autres financeurs contrôlent systématiquement le NDA avant d’engager des fonds. Un numéro caduc ou incohérent avec votre SIREN bloque le dossier de prise en charge. Vérifiez donc régulièrement votre propre fiche sur la liste publique : c’est ce que vos interlocuteurs voient de vous. Si votre structure a changé d’adresse, de dénomination ou de dirigeant, pensez à la modification de votre déclaration d’activité dans les délais.

3. Pour contrôler qu’un « organisme certifié » l’est vraiment

Des mentions « certifié », « agréé » ou « référencé » fleurissent sur les sites et les plaquettes. La liste publique permet de vérifier en quelques clics si l’organisme détient réellement Qualiopi, et pour quelles catégories d’actions (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage). Un organisme certifié pour les actions de formation ne l’est pas automatiquement pour l’apprentissage.

Vérifier aussi la certification Qualiopi

Pour aller au-delà de la liste publique, demandez l’attestation Qualiopi elle-même. Un document authentique mentionne :

• le certificateur qui l’a délivrée (organisme accrédité) ;
• les catégories d’actions couvertes par la certification ;
• la période de validité du certificat.

Trois contrôles simples : la raison sociale et le SIREN de l’attestation correspondent au prestataire ; la catégorie d’actions couvre bien la prestation envisagée ; la date de validité n’est pas dépassée. En cas de doute, un certificateur peut confirmer qu’un certificat qu’il a émis est toujours actif.

Les cas de NDA invalide

Un NDA affiché peut ne plus être valable. Deux mécanismes principaux :

• La caducité : la déclaration devient caduque lorsque l’organisme ne dépose pas son bilan pédagogique et financier ou que ce bilan ne fait apparaître aucune activité de formation. Le NDA cesse alors de produire ses effets et il faut redéposer une déclaration complète. Notre article dédié à la caducité de la déclaration d’activité explique comment l’éviter et comment en sortir.
• L’annulation : l’administration peut annuler l’enregistrement, notamment lorsque les prestations réalisées ne relèvent pas de la formation professionnelle ou en cas de manquements constatés lors d’un contrôle.

Un partenaire dont le NDA est caduc ou annulé est, juridiquement, un prestataire non déclaré : les conséquences remontent jusqu’à vous (conformité Qualiopi, financements, responsabilité contractuelle). D’où l’intérêt de vérifier au moment de contracter, puis de re-vérifier périodiquement pour les collaborations longues.

Ce que le NDA n’est pas

La confusion la plus répandue — parfois entretenue volontairement — consiste à présenter le NDA comme un gage de qualité. Soyons nets :

• le NDA n’est pas un agrément : la loi impose même de préciser que l’enregistrement « ne vaut pas agrément de l’État » ;
• le NDA n’est pas Qualiopi : c’est un simple enregistrement administratif, sans aucun contrôle de la qualité pédagogique ;
• le NDA ne garantit pas l’accès aux financements : c’est la certification Qualiopi qui conditionne les fonds publics et mutualisés.

Un organisme qui se présente comme « agréé par l’État » sur la seule foi de son NDA emploie une mention trompeuse, sanctionnable.

Les mentions du NDA sur vos documents

Sur vos conventions, contrats, devis et documents commerciaux, la formule légale est la suivante :

« Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro [NDA] auprès du préfet de région de [région] — cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État. »

Trois erreurs à bannir :

• transformer le NDA en « numéro d’agrément » ou en « licence » ;
• afficher un NDA appartenant à une autre structure (holding, ancienne société) ;
• conserver la mention d’une région qui n’est plus celle de votre enregistrement après un déménagement.

Checklist de vérification d’un prestataire

• NDA présent sur la Liste Publique des Organismes de Formation
• NDA rattaché au bon SIREN (celui du devis ou de la convention)
• Certification Qualiopi vérifiée si le montage l’exige (catégorie d’actions et validité)
• Attestation Qualiopi cohérente : certificateur, raison sociale, dates
• Trace de la vérification archivée (preuve pour l’indicateur 27)

Passez à l’action

La vérification des sous-traitants n’est qu’une pièce du dossier Qualiopi : le Kit Certif Complet vous fournit les procédures et modèles prêts à l’emploi pour couvrir les 32 indicateurs, dont la sous-traitance. Si vous en êtes à la création de votre organisme, l’ebook Créer son organisme de formation en 30 jours vous guide de la déclaration d’activité au premier client, et le pack complet réunit les deux pour enchaîner création et certification.