Indicateur 27 Qualiopi : sous-traitance et portage salarial — les preuves qui passent l'audit

Vous confiez des animations à des formateurs indépendants, à une société partenaire ou à un formateur en portage salarial ? Alors l’indicateur 27 du référentiel Qualiopi s’applique à vous : « lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au référentiel ». Traduction : vous restez responsable, vis-à-vis du certificateur comme des financeurs, de la qualité de ce que vous déléguez. Voici ce que l’auditeur vérifie concrètement, les preuves qui fonctionnent et les pièges classiques — côté donneur d’ordre.

Ce que l’indicateur 27 exige vraiment

L’indicateur, rattaché au critère 6 (inscription dans l’environnement professionnel), repose sur une idée simple : le stagiaire et le financeur ne font pas la différence entre vos formateurs salariés et vos sous-traitants — la prestation est vendue sous votre nom et couverte par votre certificat. Le référentiel vous demande donc de démontrer trois maîtrises :

1. Sélectionner : vous choisissez vos sous-traitants selon des critères définis (compétences, expérience, conformité administrative), pas au fil de l’eau.
2. Cadrer : chaque intervention est couverte par un contrat de sous-traitance précisant les livrables, les exigences qualité et le respect de vos procédures.
3. Évaluer : vous mesurez la qualité des prestations sous-traitées et en tirez des conséquences (reconduction, accompagnement, arrêt).

La fiche complète de l’indicateur, avec obligations et FAQ, est disponible sur notre page indicateur 27 — sous-traitance et portage salarial.

Les preuves attendues, poste par poste

La procédure de sélection. Une page suffit : critères exigés (diplômes ou expérience, NDA propre le cas échéant, assurance RC professionnelle, références), pièces demandées, qui décide. L’auditeur ne cherche pas une usine à gaz, il cherche la preuve que le choix n’est pas improvisé.

Le dossier par intervenant externe. Pour chaque sous-traitant actif : CV à jour, copies des diplômes ou certifications, dossier de compétences, attestation d’assurance, et selon les cas NDA et attestation de vigilance URSSAF (obligatoire dès 5 000 € HT de prestations par an). C’est le même dossier que pour vos formateurs internes (indicateur 21), enrichi du volet administratif.

Les contrats signés. Un contrat par mission ou un contrat-cadre avec bons de commande, incluant une clause qualité : respect de vos procédures Qualiopi, transmission des émargements et évaluations, participation à votre démarche d’amélioration. Sur une action CPF, ajoutez la déclaration de sous-traitance : les règles spécifiques sont détaillées dans notre article sous-traitance et CPF.

Les preuves d’évaluation. Les questionnaires de satisfaction des sessions animées par des sous-traitants (que vous analysez comme les autres, indicateur 30), et une trace de revue périodique : un simple tableau annuel « sous-traitant / sessions / satisfaction / décision » démontre la boucle complète. C’est la preuve la plus souvent manquante en audit.

La transmission de vos exigences. Preuves que le sous-traitant connaît vos procédures : mail d’envoi du kit d’animation, charte ou livret du formateur externe signé, compte rendu de brief avant session — ce qui alimente aussi l’indicateur 18 sur la coordination des intervenants.

Le portage salarial : même logique, vigilance en plus

Le formateur en portage salarial est salarié d’une société de portage mais travaille comme un indépendant : pour l’indicateur 27, traitez-le exactement comme un sous-traitant (dossier de compétences, contrat avec la société de portage, évaluation). Vérifiez que la convention tripartite identifie clairement les responsabilités qualité — l’auditeur connaît le montage et demandera qui, de vous ou de la société de portage, garantit quoi.

Pourquoi le référentiel insiste : la certification comme signal

L’exigence peut sembler bureaucratique, mais elle répond à un problème économique bien identifié : un acheteur (ici, le financeur ou le stagiaire) ne peut pas observer directement la qualité d’un prestataire qu’il ne connaît pas. Une étude de Terlaak et King publiée en 2006 dans le Journal of Economic Behavior & Organization a montré que la certification qualité fonctionne précisément comme un signal : les entreprises certifiées ISO 9000 croissent plus vite que leurs concurrentes non certifiées, surtout lorsque les acheteurs ont du mal à observer la qualité réelle — et c’est ce signal que votre certificat porte pour toute votre chaîne de sous-traitance (étude sur Google Scholar). Si votre système de sélection et d’évaluation des sous-traitants est vide, c’est le signal lui-même qui devient mensonger : voilà pourquoi les manquements à l’indicateur 27 sont traités sévèrement.

Les erreurs qui coûtent une non-conformité

• Le sous-traitant « transparent » : un formateur indépendant qui anime depuis des années sans contrat écrit ni dossier. Ancienneté ne vaut pas conformité.
• Le dossier périmé : CV de 2019, attestation d’assurance expirée. Mettez une alarme annuelle de renouvellement des pièces.
• L’évaluation absente : des questionnaires de satisfaction collectés mais jamais rattachés au sous-traitant, donc aucune trace de suivi de sa qualité.
• La confusion avec la co-traitance : dans un groupement, chaque co-traitant contracte avec le client et doit être certifié pour les actions financées — un montage différent, détaillé dans notre article sur la co-traitance.
• L’oubli du BPF : les prestations sous-traitées se déclarent dans des rubriques spécifiques du bilan pédagogique et financier, et l’incohérence entre BPF et discours d’audit se remarque.

Passez à l’action

L’indicateur 27 se résout avec une procédure d’une page, un dossier type par intervenant, un contrat solide et un tableau de suivi annuel — à condition de partir de bons modèles. Le Kit Certif Complet (297 €, garantie 14 jours) inclut la procédure de sélection des sous-traitants, le modèle de contrat et les tableaux de preuves des 32 indicateurs. Pour structurer toute votre activité, le pack kit + ebook (347 €) reste la voie la plus rapide.