Kairos France Travail : le portail que tout organisme formant des demandeurs d'emploi doit maîtriser

Si vous formez des demandeurs d’emploi, une partie de vos obligations administratives ne se joue ni dans votre logiciel de gestion ni sur EDOF, mais sur Kairos, l’applicatif que France Travail met à disposition des organismes de formation. Devis AIF, attestation d’entrée en formation, assiduité, sorties : Kairos est le canal officiel — et la ponctualité de vos saisies conditionne directement la rémunération de vos stagiaires. Voici comment fonctionne le portail et ce que vous devez y faire, étape par étape.

Kairos, c’est quoi exactement ?

Kairos est l’interface web entre les organismes de formation et France Travail (ex-Pôle emploi). Elle regroupe les démarches liées aux demandeurs d’emploi en formation : transmission et suivi des devis AIF (aide individuelle à la formation) et POEI, attestation d’entrée en formation, déclaration de l’assiduité (absences, interruptions) et de la sortie. L’obligation de fond derrière l’outil : depuis la loi du 5 mars 2014, les organismes doivent déclarer les entrées en formation des demandeurs d’emploi — Kairos en est le canal dématérialisé.

L’accès s’obtient auprès de France Travail sur présentation de vos informations administratives (SIRET, numéro de déclaration d’activité) ; un compte administrateur est créé pour l’organisme, qui gère ensuite les habilitations de ses équipes. Les guides officiels et les actualités de l’applicatif sont publiés sur actuformation.francetravail.org — une source à intégrer à votre veille réglementaire.

Le devis AIF : là où tout commence

Pour une formation financée par l’aide individuelle à la formation, le circuit passe par Kairos : le demandeur d’emploi construit son projet avec son conseiller, et vous transmettez le devis via l’applicatif. Soignez-le comme un devis de formation classique : intitulé précis, objectifs, durée, dates, modalités et prix cohérents avec votre catalogue — les conseillers comparent, et un devis incohérent avec vos pages publiques ou EDOF fait perdre le dossier. La décision de financement vous est notifiée dans Kairos ; n’engagez jamais la formation avant l’accord, un démarrage anticipé n’est pas pris en charge.

L’attestation d’entrée : le geste à ne jamais différer

Dès le premier jour de formation, vous devez attester dans Kairos la présence effective du stagiaire (attestation d’entrée en formation). Cette saisie déclenche la mise à jour du dossier du demandeur d’emploi et son passage au statut de stagiaire de la formation professionnelle — donc sa rémunération (AREF, ou rémunération de formation le cas échéant) et sa protection sociale. Une attestation saisie avec une semaine de retard, c’est potentiellement une rémunération décalée d’autant : pour un public souvent en tension financière, c’est le premier facteur de décrochage administratif. Faites de cette saisie un rituel du jour 1, au même titre que l’émargement et la convocation l’ont été en amont.

Assiduité et sorties : la déclaration continue

Pendant la formation, vous déclarez dans Kairos les absences et interruptions : elles impactent la rémunération du stagiaire et doivent correspondre exactement à vos feuilles d’émargement ou, en distanciel, à vos preuves d’assiduité FOAD. En fin de parcours, la déclaration de sortie (date réelle, motif — achèvement, abandon, rupture) clôt le dossier. Ces données doivent rester cohérentes avec vos certificats de réalisation : en cas de contrôle de service fait, les écarts entre Kairos, émargements et facturation sont les premiers points examinés.

Pourquoi cette rigueur : la formation des demandeurs d’emploi, un investissement qui paie à terme

Ce formalisme n’est pas gratuit : il outille un dispositif dont l’efficacité est documentée — à condition d’être bien exécuté. La méta-analyse de Card, Kluve et Weber publiée en 2018 dans le Journal of the European Economic Association, portant sur plus de 200 évaluations de politiques actives de l’emploi, montre que les programmes de formation des demandeurs d’emploi ont des effets faibles à court terme mais significativement positifs sur l’emploi deux à trois ans après la formation — parmi les meilleurs résultats des politiques actives étudiées (étude sur Google Scholar). Pour l’organisme, la conséquence est concrète : les financeurs pilotent ces dispositifs sur la durée, exigent des données fiables — et les organismes dont les déclarations sont propres et ponctuelles deviennent naturellement les partenaires privilégiés des prescripteurs.

Kairos, EDOF, OPCO : ne pas confondre les guichets

Kairos gère la relation France Travail ; il ne remplace ni EDOF (le portail CPF, avec ses propres règles de facturation et délais de paiement), ni les plateformes des OPCO, ni votre BPF annuel. Un même stagiaire peut relever de plusieurs canaux (CPF abondé par France Travail, par exemple) : cartographiez, pour chaque dispositif, qui déclare quoi, où et quand — c’est typiquement une procédure d’une page à intégrer à votre système qualité, et une preuve utile pour l’indicateur 23 (veille légale).

Passez à l’action

Kairos ne pardonne pas l’improvisation : chaque saisie doit s’appuyer sur des documents internes solides — convocations, émargements, certificats de réalisation, procédures de suivi. Le Kit Certif Complet (297 €, garantie 14 jours) fournit tous ces modèles alignés sur les 32 indicateurs, et l’ebook Créer son organisme de formation en 30 jours (67 €) — ou le pack complet à 347 € — vous guide dans l’ouverture de tous les guichets financeurs.