Passeport de prévention : ce que doit déclarer votre organisme de formation en 2026

Si votre organisme de formation dispense du SST, du CACES®, de l’habilitation électrique, de la prévention du risque amiante ou toute autre action de santé et sécurité au travail, une nouvelle ligne s’est ajoutée à votre liste d’obligations administratives depuis 2026 : la déclaration de ces formations dans le passeport de prévention de chaque stagiaire. Le calendrier vient d’être révisé par un décret du 12 juin 2026 — voici ce qu’il faut déclarer, quand, et ce que vous risquez en cas d’oubli.

Un dispositif ancien, tout juste opérationnel

Le passeport de prévention n’est pas une nouveauté 2026 en tant que telle : créé par la loi n° 2021-1018 du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail, il permet à chaque salarié de disposer d’un espace numérique centralisant l’ensemble des formations, qualifications et certifications suivies en matière de santé et de sécurité, consultable par lui-même et par son employeur tout au long de sa carrière.

Ce qui a longtemps manqué, c’est le mode d’emploi opérationnel côté organismes de formation. C’est chose faite depuis le décret n° 2025-748 du 1er août 2025, qui précise les critères permettant de déterminer quelles formations SST doivent y être déclarées, les modalités techniques de déclaration, et étend le dispositif à la fonction publique. Un an plus tard, le décret n° 2026-496 du 12 juin 2026 vient ajuster un calendrier de mise en œuvre jugé trop serré, aussi bien pour les organismes de formation que pour les employeurs.

Quatre catégories de formations santé-sécurité, un périmètre progressif

Le décret de 2025 distingue quatre catégories de formations SST, selon leur degré d’encadrement réglementaire, avec une entrée en vigueur déclarative échelonnée.

Catégorie 1, les formations intégralement réglementées : objectifs, contenu et modalités d’évaluation fixés par un texte, comme la formation de personne compétente en radioprotection ou les formations de prévention du risque amiante (SS3 et SS4). Déclarables depuis l’ouverture du dispositif.

Catégorie 2, les formations débouchant sur une habilitation employeur : seul l’objectif est fixé par la réglementation, le contenu précis restant à l’appréciation de l’organisme ou de l’employeur qui délivre ensuite l’habilitation. C’est le cas des formations CACES® et de l’habilitation électrique — également prioritaires dans le socle déclaratif.

Catégories 3 et 4, les formations de prévention moins encadrées : leur objectif n’est pas strictement imposé par un texte, mais elles donnent lieu à une attestation et développent des compétences transférables — une bonne part des formations réglementaires SST au sens large. Leur intégration au périmètre déclaratif est plus récente et progressive, précisément ce que le décret du 12 juin 2026 vient ré-échelonner.

Un simulateur officiel permet de vérifier, formation par formation, si elle entre dans le champ du passeport de prévention — un réflexe à intégrer avant toute session pour ne pas découvrir l’obligation a posteriori.

Qui déclare : votre organisme, ou l’employeur du stagiaire ?

La déclaration n’incombe pas systématiquement à l’organisme de formation. Deux cas de figure :

• Formation dispensée à des stagiaires externes : c’est l’organisme de formation qui déclare la session dans le passeport de prévention de chaque participant.
• Formation dispensée en interne par l’employeur (formateur salarié, sans recours à un OF externe) : c’est l’employeur lui-même qui déclare, et qui doit en parallèle vérifier les déclarations effectuées en son nom lorsqu’il a confié la formation à un prestataire externe.

Cette double responsabilité — déclarer d’un côté, vérifier de l’autre — explique en partie pourquoi le calendrier initial s’est révélé trop ambitieux.

Le nouveau calendrier fixé par le décret du 12 juin 2026

Le régime initial imposait aux employeurs une nouvelle obligation à compter du 16 mars 2026 : déclarer eux-mêmes les formations SST dispensées en interne, et vérifier les déclarations réalisées pour leur compte par les organismes de formation, un régime transitoire limitant dans un premier temps l’obligation aux seules catégories 1 et 2. Face aux difficultés de mise en œuvre remontées par le terrain, le décret n° 2026-496 du 12 juin 2026 a procédé à plusieurs ajustements :

• 9 juillet 2026 : ouverture d’une fonctionnalité d’import de masse, permettant à un organisme de déclarer en une seule opération les formations suivies par plusieurs stagiaires — un vrai gain de temps pour les sessions collectives ;
• 1er octobre 2026 : nouvelle échéance pour la déclaration, par les organismes de formation, de certaines formations suivies antérieurement (notamment celles réalisées ou dont la validité a débuté en septembre 2025) ;
• 1er janvier 2027 : nouvelle échéance laissée aux employeurs pour vérifier l’ensemble des déclarations les concernant, qu’il s’agisse de formations internes ou dispensées par un organisme externe ;
• 31 décembre 2026 : le régime progressif applicable aux employeurs, qui devait initialement s’achever le 30 septembre 2026, est prolongé de trois mois ;
• 16 novembre 2026 : date à partir de laquelle chaque titulaire pourra accéder à son propre passeport de prévention, consulter les données qui y figurent et y ajouter lui-même les certificats et diplômes obtenus de sa propre initiative.

Pour un organisme de formation, le message pratique est clair : le calendrier a été assoupli, pas supprimé. Mieux vaut prendre l’habitude de déclarer chaque session au fil de l’eau plutôt que d’accumuler un retard à rattraper avant l’échéance d’octobre.

Un passeport désormais ouvert à tout titulaire d’un CPF

La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales — déjà connue pour son volet sur les amendes DGEFP et le registre des sanctions — apporte une précision supplémentaire, applicable depuis le 27 juin 2026 : le passeport de prévention est désormais ouvert à tout titulaire d’un compte personnel de formation, et pas seulement aux salariés en poste, cohérent avec sa vocation de suivre la personne tout au long de son parcours professionnel plutôt que de rester un simple registre interne à l’entreprise.

Les sanctions en cas de manquement

Le manquement à l’obligation de déclaration est sanctionné par une amende administrative, dans les conditions fixées par le Code du travail (article L. 6356-1 et suivants) :

• plafonnée à 2 000 € par manquement constaté ;
• portée au double en cas de nouveau manquement de même nature constaté dans un délai de deux ans après la notification d’une première amende ;
• majorée de 50 % si l’organisme avait déjà reçu un avertissement pour le même type de manquement au cours de l’année précédente.

Ce régime s’ajoute, sans le remplacer, au panorama général des sanctions auxquelles s’expose un organisme de formation en cas de manquement à ses obligations déclaratives.

Ce que montre la recherche sur la traçabilité des formations sécurité

La logique du passeport — documenter précisément qui a suivi quelle formation — rejoint un enjeu étudié par la recherche en santé au travail. Une revue systématique de référence, menée par Lynda S. Robson et ses coauteurs, publiée en 2012 dans la Scandinavian Journal of Work, Environment & Health, analyse l’ensemble des essais contrôlés disponibles sur l’efficacité de la formation SST : elle conclut à un effet positif mesurable sur les comportements des travailleurs, tout en notant des preuves plus fragiles sur les effets à long terme sur la santé elle-même (voir l’étude) — un résultat qui légitime l’effort de traçabilité que représente le passeport.

Cette nouvelle charge déclarative s’inscrit aussi dans un phénomène plus large étudié par la recherche en gestion des petites entreprises, catégorie à laquelle appartiennent la plupart des organismes de formation. Une étude de John Kitching, Mark Hart et Nick Wilson, publiée en 2015 dans l’International Small Business Journal, montre que la relation entre obligations réglementaires et performance des petites entreprises est plus nuancée qu’un simple fardeau : la régulation peut à la fois contraindre et renforcer la crédibilité d’une activité (voir l’étude) — un constat qui recoupe l’esprit de la veille légale attendue à l’indicateur 23 de Qualiopi.

Comment se mettre en conformité dès maintenant

• Identifiez vos formations concernées grâce au simulateur officiel : SST, CACES®, habilitation électrique, amiante SS3/SS4, et plus largement toute action relevant des formations réglementaires SST.
• Déclarez chaque session au fil de l’eau, sans attendre l’échéance d’octobre 2026, en utilisant dès le 9 juillet 2026 la fonctionnalité d’import de masse pour vos sessions collectives.
• Vérifiez le statut de vos formations antérieures, notamment celles réalisées à l’automne 2025, désormais soumises à la nouvelle échéance du 1er octobre 2026.
• Informez vos clients employeurs de leur propre obligation de vérification des déclarations.
• Documentez cette nouvelle obligation dans votre veille réglementaire, au même titre que les autres évolutions récentes de la réglementation formation.

Passez à l’action

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