Rapport annuel du conseiller à la sécurité TMD : contenu, échéance, conservation

De toutes les obligations attachées au conseiller à la sécurité pour le transport de marchandises dangereuses, le rapport annuel est la plus facile à oublier et la plus facile à contrôler. Facile à oublier parce qu’aucun destinataire extérieur ne le réclame. Facile à contrôler parce qu’il suffit de le demander.

C’est aussi, quand il est bien fait, le seul document qui donne une vue consolidée de ce que l’entreprise expédie réellement de dangereux, et de la manière dont elle s’y prend.

Ce que prévoit le texte

Le chapitre 1.8.3 de l’ADR place la rédaction d’un rapport annuel parmi les missions du conseiller à la sécurité, aux côtés de l’examen du respect des prescriptions, du conseil à l’entreprise et de l’établissement d’un rapport en cas d’accident.

Le rapport porte sur les activités de l’entreprise relatives au transport de marchandises dangereuses et il est destiné à la direction de l’entreprise — ou, le cas échéant, à la collectivité publique locale concernée.

Côté français, l’article 6 de l’arrêté TMD du 29 mai 2009 organise sa disponibilité et sa conservation : le rapport relatif à une année est disponible avant le 31 mars de l’année suivante, et il est conservé cinq ans.

Deux points souvent mal compris. Le rapport n’a pas à être envoyé spontanément à l’administration : il doit être disponible, c’est-à-dire produit dans les délais et présentable sur demande. Et la conservation de cinq ans signifie qu’à tout moment, une entreprise assujettie devrait pouvoir présenter cinq rapports successifs.

Ce qu’un rapport annuel devrait contenir

Aucun formulaire type n’est imposé. C’est une liberté, et c’est là que les rapports se distinguent : trois pages génériques recopiées d’une année sur l’autre, ou un vrai bilan d’exploitation.

Un rapport utile couvre au minimum les rubriques suivantes.

Le périmètre. Les activités de l’entreprise au regard du 1.8.3 — expédition, transport, emballage, chargement, remplissage, déchargement — et les sites concernés. C’est le rappel qui permet, l’année suivante, de mesurer ce qui a changé.

Les flux. Natures et volumes de marchandises dangereuses expédiées, reçues ou manipulées : classes de danger, principaux numéros ONU, modes de transport, types de conditionnement. Cette consolidation n’existe nulle part ailleurs dans l’entreprise.

Les vérifications réalisées. Ce que le conseiller a effectivement contrôlé dans l’année : classement des matières, emballages et étiquetage, documents de transport, arrimage, équipements, sous-traitants. Avec les écarts constatés.

Les incidents et presque-accidents. Y compris ceux qui n’ont pas donné lieu à un rapport d’accident. Ce sont les signaux les plus utiles, et les plus vite oubliés.

La formation des personnes intervenantes. Qui a été formé, à quoi, quand — et ce qui reste à faire.

Les actions correctives. Celles engagées, celles clôturées, celles en retard. Un rapport qui ne suit pas les actions de l’année précédente n’est pas un outil de pilotage.

Les évolutions réglementaires intégrées. L’ADR, le RID et l’ADN sont révisés selon un cycle bisannuel ; une part du travail du conseiller consiste à répercuter ces révisions.

Le rapport comme outil de décision, pas comme archive

Il y a une raison de fond de soigner ce document. Le risque du transport de marchandises dangereuses ne se pilote pas par la seule conformité documentaire : il se pilote par des décisions concrètes prises à partir de données. C’est exactement la démonstration de B. Fabiano, F. Currò, E. Palazzi et R. Pastorino dans « A framework for risk assessment and decision-making strategies in dangerous good transportation », publié en 2002 dans le Journal of Hazardous Materials, qui construit un cadre d’évaluation du risque orienté vers la décision — choix d’itinéraires, gestion des flux, paramètres locaux aggravants ou atténuants (voir l’étude).

Or les données nécessaires à ces décisions sont précisément celles que le rapport annuel consolide. Un rapport bien tenu répond à des questions que personne ne pose autrement : nos flux dangereux augmentent-ils ? sur quelles classes ? nos incidents se concentrent-ils sur une opération, un site, un prestataire ? nos formations couvrent-elles les personnes réellement exposées ?

L’utilité de cette consolidation se comprend mieux au regard de ce qui est en jeu. Dans une étude publiée en 2006 dans le Journal of Hazardous Materials, A. Oggero, R. M. Darbra, M. Muñoz, E. Planas et J. Casal ont analysé 1 932 accidents survenus lors du transport de substances dangereuses par route et par rail, montrant que la route concentre la majorité des cas recensés et que le rejet de matière en est le type le plus fréquent (voir l’étude).

Le rapport d’accident : à ne pas confondre

Le rapport annuel est un exercice périodique. Le rapport d’accident est un exercice conditionnel : le conseiller l’établit lorsqu’un accident a porté atteinte aux personnes, aux biens ou à l’environnement lors d’un transport, d’un chargement, d’un remplissage ou d’un déchargement.

Les deux se nourrissent l’un l’autre. Un accident survenu dans l’année a vocation à figurer, sous forme de bilan et d’actions correctives, dans le rapport annuel — mais le rapport d’accident, lui, ne peut pas attendre le 31 mars.

Trois erreurs à éviter

Le rapport rétroactif. Rédigé au moment d’un contrôle, à partir de souvenirs. Il coche la case sans produire aucune valeur, et le décalage se voit.

Le rapport dupliqué. Le même document d’une année sur l’autre, avec la date modifiée. Il signale, involontairement, que la fonction n’est pas exercée.

Le rapport sans suite. Des écarts constatés, aucune action, et les mêmes écarts l’année suivante. C’est le scénario qui expose le plus l’entreprise, parce qu’il documente lui-même que le problème était connu.

Une bonne pratique simple : profiter de la rédaction du rapport pour vérifier deux points de conformité connexes — que la déclaration du conseiller sur le téléservice est à jour, et que le périmètre du certificat couvre encore les flux réels de l’entreprise, question traitée dans notre article sur l’examen du CSTMD et le périmètre du certificat.

Passez à l’action

Fixez dès maintenant deux rendez-vous dans l’agenda de l’entreprise : la collecte des données de l’année en janvier, et la remise du rapport à la direction avant le 31 mars. Vérifiez au passage que les rapports des exercices précédents sont bien archivés et accessibles sur cinq ans. Notre fiche complète sur le certificat de conseiller à la sécurité pour le transport de marchandises dangereuses replace cette obligation dans l’ensemble du dispositif, de la désignation au renouvellement du certificat.