Critères d'enregistrement ODPC : ce que regardent les commissions scientifiques

Un dossier d’enregistrement d’organisme de DPC ne se juge pas comme un audit qualité. Il ne s’agit pas de démontrer qu’on sait organiser une session, mais que ce qu’on y enseigne est fondé, que ceux qui l’enseignent sont qualifiés pour le faire, et qu’aucun intérêt commercial n’oriente le propos. Les critères sont fixés par un texte précis, et leur appréciation obéit à une mécanique de notation qu’il vaut mieux connaître avant de rédiger.

Le texte de référence

L’arrêté du 14 septembre 2016 fixe les critères d’enregistrement des organismes ou structures qui souhaitent présenter des actions de développement professionnel continu auprès de l’Agence nationale du DPC, ainsi que la composition du dossier de présentation des actions. Il s’inscrit dans le cadre posé quelques semaines plus tôt par le décret n° 2016-942 du 8 juillet 2016 relatif à l’organisation du développement professionnel continu des professionnels de santé.

Ce même décret a recentré le rôle des commissions scientifiques sur l’évaluation des actions et des organismes. Les structures précédemment enregistrées auprès de l’Organisme gestionnaire du DPC ont disposé d’un délai de trois mois à compter de la publication de l’arrêté pour déposer une nouvelle demande — d’où la refonte complète du registre à la fin de l’année 2016.

Les critères, un par un

Les critères portent notamment sur les six blocs suivants.

La validité scientifique des contenus. C’est le cœur du dossier et ce qui distingue le DPC de tout autre dispositif de formation. Ce que vous enseignez doit s’appuyer sur des données actuelles et référencées — recommandations de bonne pratique, littérature, travaux des sociétés savantes — et non sur l’expérience seule, aussi solide soit-elle. Un dossier qui décrit remarquablement sa méthode pédagogique mais reste vague sur ses sources se fait sanctionner ici.

La qualification des concepteurs et des intervenants. Qui écrit l’action, qui l’anime, avec quels titres, quelle activité clinique, quelle expérience pédagogique. C’est la rubrique la plus difficile à améliorer dans l’urgence : si votre équipe manque de légitimité scientifique sur le sujet visé, aucune reformulation ne rattrapera le déficit. Il faut recruter, s’associer, ou réduire le périmètre.

Les modalités d’évaluation des actions et la mise en œuvre d’une démarche d’amélioration de la qualité. Comment vous mesurez ce que l’action produit, et comment ce résultat revient effectivement dans la conception de la version suivante. Le questionnaire de satisfaction en fin de session ne suffit pas à décrire une démarche d’amélioration.

La transparence des modalités de sous-traitance. Si vous ne produisez pas tout en interne, il faut l’écrire et dire avec qui, sur quel périmètre et selon quelles modalités de contrôle.

Les moyens financiers garantissant l’indépendance de l’organisme, notamment à l’égard des entreprises fabriquant ou distribuant des produits de santé.

La politique de gestion des liens et conflits d’intérêts. Recensement, déclaration, traitement.

Les deux derniers points concentrent une attention particulière. L’appréciation du critère de l’indépendance financière des organismes, notamment à l’égard des entreprises du secteur des produits de santé, constitue un élément majeur de l’évaluation menée par chacune des commissions scientifiques, destinée à garantir strictement l’indépendance du contenu des programmes. Nous y consacrons un article entier : indépendance financière et liens d’intérêts.

La mécanique de notation, et pourquoi elle change tout

C’est le point que les organismes découvrent souvent trop tard. L’évaluation ne fonctionne pas comme une note globale.

Chaque critère est noté sur une échelle de 0 à 10. Pour être évalué favorablement, l’organisme déclarant doit obtenir la moyenne dans chacune des rubriques du dossier. Le score conduit ensuite à une mention rendue par chaque commission concernée : « évaluation favorable » ou « évaluation défavorable ».

Deux conséquences pratiques en découlent.

On ne compense pas. Un contenu scientifique irréprochable ne rattrape pas une rubrique faible sur l’indépendance ou sur l’évaluation des actions. La stratégie qui consiste à investir tout son temps sur son point fort et à traiter le reste à la va-vite est exactement celle qui échoue. Mieux vaut un dossier régulier, moyen partout, qu’un dossier brillant avec un trou.

Chaque commission compétente évalue. Les commissions scientifiques indépendantes — sept au total — et la commission scientifique du Haut Conseil des professions paramédicales évaluent les organismes sur la base des informations contenues dans le dossier d’évaluation joint à la demande d’enregistrement. Chacune couvre un périmètre de professions. Viser dix professions dès le premier dossier, c’est donc affronter plusieurs évaluations, chacune avec sa propre exigence sur son propre champ.

D’où le conseil récurrent : commencer étroit. Un enregistrement obtenu sur deux ou trois professions, avec des intervenants dont la légitimité est incontestable sur ce périmètre, vaut mieux qu’un dossier tentaculaire recalé. Le périmètre s’élargit ensuite.

Le critère le plus sous-estimé : l’évaluation des actions

Dans la pratique, la rubrique consacrée aux modalités d’évaluation des actions et à la démarche d’amélioration est celle que les organismes traitent le plus légèrement — souvent par une phrase générale sur le recueil de la satisfaction.

C’est dommage, car c’est aussi le domaine où la littérature est la plus claire sur ce qui marche. La revue Cochrane de Noah Ivers et de ses coauteurs consacrée à l’audit et au retour d’information (référence), publiée en 2012 à partir de 140 études, conclut que l’audit assorti d’un retour d’information produit des améliorations généralement modestes mais potentiellement importantes des pratiques professionnelles, et que son efficacité dépend du niveau de performance initial et de la manière dont le retour est délivré.

Traduction pour un dossier de DPC : décrire un dispositif d’évaluation qui mesure quelque chose de précis, le restitue aux participants et alimente la révision de l’action n’est pas un exercice de style administratif. C’est décrire un mécanisme dont l’effet est documenté — et c’est précisément ce qu’une commission scientifique reconnaît.

Préparer son dossier : l’ordre qui fait gagner du temps

L’ordre naturel de rédaction n’est pas le bon ordre de travail. Voici celui qui limite les allers-retours.

1. Fixez le périmètre. Quelles professions, quelles orientations prioritaires. Tout le reste en dépend, y compris le nombre de commissions à convaincre.
2. Auditez votre légitimité scientifique. Concepteurs, intervenants, titres, activité clinique. Si le compte n’y est pas, réglez-le avant d’écrire — c’est irrattrapable en rédaction.
3. Traitez l’indépendance tout de suite. Financements, partenariats, liens d’intérêts de chaque intervenant, procédure de déclaration et de gestion.
4. Écrivez le sourçage. Pour chaque contenu, les données sur lesquelles il s’appuie.
5. Décrivez l’évaluation et l’amélioration. Ce que vous mesurez, comment vous le restituez, comment cela revient dans la version suivante.
6. Formalisez la sous-traitance. Qui, sur quoi, avec quel contrôle.

Le circuit administratif et les délais qui suivent le dépôt sont détaillés dans notre article sur la procédure d’enregistrement auprès de l’ANDPC.

Passez à l’action

Reprenez les six blocs de critères et notez-vous honnêtement de 0 à 10 sur chacun, en vous rappelant qu’aucune note haute ne compense une note basse. Les deux ou trois rubriques les plus faibles sont votre plan de travail — et il vaut mieux le mener avant le dépôt qu’après un avis défavorable. La fiche complète du dispositif est ici : Enregistrement comme organisme de DPC.