Dossier d'agrément services à la personne : le mode d'emploi

L’agrément « services à la personne » n’est pas une formalité de plus sur NOVA : c’est une autorisation d’exercer, délivrée par le préfet, sur des activités jugées sensibles parce qu’elles s’exercent auprès de publics fragiles. D’où un dossier qui ne se remplit pas, qui se construit, et qui se joue moins sur les pièces que sur votre capacité à démontrer une organisation.

Qui a besoin d’un agrément — et où passe la frontière

La plupart des activités du secteur (ménage, jardinage, bricolage, soutien scolaire, garde d’enfants de plus de trois ans…) relèvent de la simple déclaration : voir obtenir sa déclaration SAP en 2026. L’agrément, lui, est obligatoire sur un noyau restreint, et le mode d’intervention commande tout :

• en mode prestataire : la garde d’enfants de moins de trois ans et d’enfants de moins de dix-huit ans handicapés à domicile, et leur accompagnement dans leurs déplacements ;
• en mode mandataire : les deux activités ci-dessus, plus l’assistance aux personnes âgées, handicapées ou atteintes de pathologies chroniques, la conduite de leur véhicule et leur accompagnement hors du domicile.

Le mode de mise à disposition est lui aussi visé par le cahier des charges en vigueur. Point d’aiguillage classique : l’assistance aux publics fragiles en mode prestataire relève de l’autorisation du conseil départemental — frontière détaillée dans agrément SAP ou autorisation départementale, quelle différence ?

Qui instruit, qui décide, dans quels délais

La demande est adressée par le représentant légal au préfet du département du principal établissement (R. 7232-1 du Code du travail), en pratique via NOVA ; l’instruction revient aux services déconcentrés du ministère du Travail — DREETS en région, DDETS en département. Trois points de procédure :

1. L’avis du conseil départemental. Quand l’agrément est demandé au titre de la garde d’enfants, son président donne un avis sur la capacité du demandeur à assurer une prestation de qualité et sur l’affectation de moyens proportionnés (R. 7232-4).
2. Le silence vaut acceptation. Le silence du préfet pendant plus de trois mois à compter de la réception d’un dossier complet emporte décision d’acceptation. Si le dossier est incomplet, le préfet invite à produire les pièces manquantes : le délai ne court pas tant qu’il ne l’est pas.
3. La publicité. La décision est publiée au recueil des actes administratifs de la préfecture (R. 7232-11).

Les conditions de fond à démontrer

L’article R. 7232-6 énonce ce que le préfet doit constater : des moyens humains, matériels et financiers permettant de satisfaire l’objet de la demande, appréciés en propre ou au sein du réseau d’appartenance ; l’engagement de respecter le cahier des charges approuvé par arrêté (voir plus bas) ; l’honorabilité des dirigeants ; et, auprès de mineurs, l’absence d’inscription au fichier judiciaire national automatisé des auteurs d’infractions sexuelles ou violentes, pour le représentant comme pour les encadrants et intervenants concernés.

Le dossier, pièce par pièce

La demande mentionne (R. 7232-2) : raison sociale, établissements principal et secondaires, départements d’intervention, nature des prestations et des publics visés, conditions d’emploi du personnel, moyens d’exploitation. S’y joint un dossier comprenant (R. 7232-3) :

Pièce	Ce que l’instructeur y cherche
Numéro unique d’identification ou copie des statuts	Existence juridique, objet social cohérent
Éléments permettant d’apprécier le niveau de qualité des services	Le cœur du dossier : votre organisation réelle
Modèle d’information des clients (fiscal) et des services administratifs (statistique)	Attestation fiscale et remontée statistique outillées
Liste des sous-traitants	Maîtrise de la chaîne d’intervention

C’est la deuxième ligne qui fait la décision : là se déposent projet de service, procédures, modèles de contrat et de livret d’accueil, organigramme, fiches de poste, plan de formation et dispositif de continuité.

Le cahier des charges : ce qui est réellement évalué

Le texte applicable est annexé à l’arrêté du 24 novembre 2023, en vigueur depuis le 1er janvier 2024, qui abroge celui du 1er octobre 2018. Il suit les étapes de la relation de service — accueil, analyse du besoin, contrat, réalisation, suivi — et fixe notamment :

• Continuité des interventions : les moyens en personnel, ou l’organisation avec d’autres structures agréées, doivent assurer les prestations contractées même en cas d’indisponibilité de l’intervenant (maladie, congés).
• Alerte et signalement : procédure d’alerte des situations présumées de maltraitance, avec signalement aux autorités compétentes, notamment la cellule de recueil des informations préoccupantes.
• Qualification : niveau attendu des encadrants (niveau 4 ou expérience équivalente) et des intervenants (niveau 3 ou expérience, selon le public), avec vérification d’honorabilité.
• Formation : au moins une action annuelle de sensibilisation à la santé au travail, des actions qualifiantes, une formation à la prévention de la maltraitance.
• Amélioration continue : contrôles internes annuels sur l’application du cahier des charges, enquête annuelle auprès des clients.

S’y ajoutent des obligations concrètes : devis gratuit au-delà d’un certain montant, livret d’accueil, identification des intervenants, cahier de liaison, personne référente, points de situation périodiques.

Ce que dit la recherche sur l’accréditation des services à domicile

Ce qui distingue les services à domicile n’est pas la qualité déclarée mais la qualité organisée. Une étude de cohorte de Chenjuan Ma, Hilary J. Dutton et Bei Wu, publiée en 2023 dans Home Health Care Services Quarterly (vol. 42, n° 1), a comparé agences accréditées et non accréditées à partir de données nationales couvrant cinq ans et 7 697 agences d’aide et de soins à domicile aux États-Unis. Les agences accréditées obtiennent de meilleurs résultats sur trois indicateurs de qualité courants : la rapidité de mise en place de la prise en charge, le taux d’hospitalisation et le recours aux urgences (voir l’étude).

L’étude porte sur le système américain et ne se transpose pas mécaniquement au régime français de l’agrément. Elle éclaire néanmoins la logique du cahier des charges : ce qui bouge, ce sont des indicateurs d’organisation. Le dossier n’est donc pas de la paperasse : c’est la preuve écrite que le service tiendra un mardi de février où deux intervenantes sont malades.

Cinq ans, bilans, retrait : la vie de l’agrément

L’agrément ne dispense ni de la déclaration, ni de la condition d’activité exclusive — voir activité exclusive SAP : la règle et ses dérogations. Trois échéances à inscrire au calendrier :

• Durée : cinq ans (R. 7232-7), au titre des départements et activités déclarés ; toute extension passe par une demande de modification.
• Comptes rendus : au moins chaque trimestre un état d’activité, et chaque année un bilan qualitatif et quantitatif plus un tableau statistique (R. 7232-9), distingués par établissement s’il y en a plusieurs.
• Renouvellement : demande à déposer au plus tard trois mois avant le terme (R. 7232-8), qui prévoit aussi un renouvellement automatique pour les organismes dont toutes les activités et tous les établissements concernés sont couverts par une certification au sens de l’article L. 433-3 du Code de la consommation, fondée sur un référentiel reconnu conforme au cahier des charges.

Le retrait, lui, a quatre motifs (R. 7232-12) : cesser de remplir les conditions ou obligations des articles R. 7232-4 à R. 7232-9 ; méconnaître les dispositions légales de santé et sécurité au travail ; exercer des activités autres que celles déclarées ; ne pas transmettre au préfet, avant la fin du premier semestre, le bilan qualitatif et quantitatif. La structure en est informée par lettre recommandée et dispose d’au moins quinze jours pour ses observations (R. 7232-13).

Quatre erreurs qui font retoquer un dossier

1. Un projet de service générique. L’instructeur cherche des publics identifiés, des prestations décrites, des amplitudes horaires, un territoire.
2. Aucune procédure de continuité ni de gestion des urgences. L’exigence la plus explicite du cahier des charges, et la plus survolée : écrivez qui remplace qui, sous quel délai, et documentez vos conventions avec d’autres structures.
3. Un plan de formation inexistant. Santé au travail et prévention de la maltraitance ne sont pas facultatives ; idem pour les moyens financiers, que R. 7232-6 érige en condition.
4. La confusion prestataire / mandataire. Deux régimes, deux périmètres. En mandataire, c’est le particulier qui est l’employeur : contrats, information et responsabilités changent.

Et si vous voulez aussi former vos intervenants

Beaucoup de structures agréées forment en interne, puis vendent cette formation. Dès que ces actions sont financées par un dispositif public ou mutualisé (CPF, OPCO, France Travail…), le cadre change : c’est la certification Qualiopi qui s’applique, avec son propre référentiel et son propre audit, sans rapport avec le cahier des charges de l’agrément. Notre fiche sur la certification Qualiopi pose le cadre, et soutien scolaire : SAP ou Qualiopi ? illustre la bascule. Les mécanismes de crédit d’impôt SAP et avance immédiate, eux, dépendent de la déclaration.

Passez à l’action

Montez votre dossier dans l’ordre inverse de l’intuition : d’abord l’organisation (continuité, encadrement, formation, alerte), ensuite les pièces. Visez un dossier complet dès le premier dépôt — c’est lui seul qui fait courir le délai de trois mois. Notre fiche Déclaration, agrément et autorisation des services à la personne récapitule les trois régimes, avec un ebook offert.