Sous-traitance de formation : l’indicateur 27 révisé par le décret Qualiopi du 1er août 2026

Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026, qui fait passer le référentiel Qualiopi à 33 indicateurs au 1er novembre 2026, ne se limite pas à la prévention des violences ou à l’apprentissage. Il révise aussi l’indicateur 27, qui porte sur le recours à des sous-traitants et à des formateurs en portage salarial. Pour tout organisme qui externalise tout ou partie d’une prestation de formation, c’est l’un des changements les plus concrets à anticiper avant le prochain audit.

Ce que l’indicateur 27 exigeait jusqu’ici

Dans sa version actuelle, l’indicateur 27 demande à l’organisme certifié de démontrer qu’il sélectionne ses sous-traitants selon des critères objectifs (CV, références, expérience) et qu’il s’assure de la conformité de leurs prestations. Dans la pratique, beaucoup d’organismes s’en tiennent à une convention de sous-traitance assez générale, complétée par quelques justificatifs épars — ce que détaille notre guide des preuves attendues à l’indicateur 27. Le décret d’août 2026 resserre sensiblement cette exigence.

Un contrat de sous-traitance écrit devient impératif

À compter du 1er novembre 2026, l’auditeur devra pouvoir consulter un contrat de sous-traitance formalisé pour chaque relation de ce type, précisant explicitement la répartition des responsabilités entre le donneur d’ordre — l’organisme certifié qui reste responsable devant le client et le financeur — et le sous-traitant qui exécute la prestation. Un échange de mails ou un simple bon de commande ne constitue plus une preuve suffisante. Notre article sur les clauses indispensables du contrat de sous-traitance reste la référence pour construire ce document, mais il devra désormais intégrer les points suivants.

La traçabilité contractuelle de la conformité au référentiel

C’est le cœur de la révision : le contrat doit désormais organiser, noir sur blanc, la manière dont le donneur d’ordre s’assure — et peut prouver — que le sous-traitant respecte le Référentiel National Qualité. Concrètement, cela suppose de prévoir contractuellement :

• la transmission systématique des feuilles d’émargement ou des preuves d’assiduité en formation à distance ;
• la remise des preuves d’évaluation des acquis produites par le sous-traitant ;
• un circuit de remontée des réclamations et aléas signalés par les bénéficiaires, cohérent avec la gestion des réclamations de l’organisme principal ;
• les modalités de contrôle, par le donneur d’ordre, du respect de ces engagements pendant l’exécution de la prestation.

Il ne s’agit plus seulement de choisir un bon sous-traitant au départ, mais de documenter un suivi actif tout au long de la prestation.

Le portage salarial désormais explicitement concerné

Le texte étend le périmètre de l’indicateur 27 au recours à des formateurs en portage salarial. Cette modalité, souvent perçue comme plus proche d’un recrutement que d’une sous-traitance, échappait parfois à une formalisation aussi rigoureuse. Le décret met fin à cette zone grise : que le formateur intervienne en sous-traitance classique ou en portage salarial, le même niveau de traçabilité contractuelle s’applique.

Sous-traitance CPF : une obligation distincte qui reste inchangée

Cette révision de l’indicateur 27 ne modifie pas les règles spécifiques à la sous-traitance sur des actions financées par le CPF, en vigueur depuis avril 2024 : certification Qualiopi obligatoire du sous-traitant au-delà d’un certain seuil de chiffre d’affaires, plafond de recours à la sous-traitance et déclaration sur EDOF. Les deux obligations se cumulent désormais : la certification du sous-traitant d’un côté, la formalisation contractuelle et la traçabilité de sa conformité de l’autre.

Pourquoi cette exigence n’a rien d’arbitraire

Resserrer le contrôle contractuel sur les prestataires externes n’est pas propre à la formation professionnelle. Une étude de Steven, Dong et Corsi, publiée en 2014 dans le Journal of Operations Management, a analysé le lien entre la concentration des fournisseurs externalisés et la fréquence des défauts de qualité dans les chaînes d’approvisionnement internationales ; elle montre qu’un recours croissant à des prestataires externes, sans mécanisme de suivi structuré, s’accompagne d’une hausse mesurable des incidents de qualité (voir l’étude). Transposé à la formation, le constat rejoint la logique du décret : plus l’organisme externalise, plus la traçabilité contractuelle de la conformité devient le seul rempart contre une dérive de qualité qui échappe à son contrôle direct.

Ce que cela change pour votre dossier d’audit

Pour un audit de surveillance ou de renouvellement programmé après le 1er novembre 2026, l’auditeur pourra demander, pour chaque sous-traitant actif, le contrat formalisé et les preuves de suivi qui en découlent. Deux situations à corriger en priorité :

1. Contrats anciens ou informels : reprendre chaque convention de sous-traitance en cours et vérifier qu’elle mentionne explicitement la répartition des responsabilités et les modalités de remontée des preuves.
2. Portage salarial non formalisé : si vous faites appel à des formateurs en portage salarial sans contrat dédié à ce niveau de détail, c’est le point le plus urgent à traiter, car c’est le changement le moins anticipé du texte.

Comment documenter la traçabilité au quotidien, sans usine à gaz

Sur le terrain, formaliser cette traçabilité ne signifie pas multiplier les tableaux Excel. Trois réflexes suffisent la plupart du temps :

• Un avenant plutôt qu’un nouveau contrat : si vos conventions de sous-traitance existantes couvrent déjà la sélection et l’évaluation du prestataire, un avenant d’une page suffit pour ajouter la répartition des responsabilités et le circuit de remontée des preuves — pas besoin de tout réécrire.
• Un point de contrôle en fin de session : demander systématiquement au sous-traitant, à la fin de chaque session, les feuilles d’émargement et les preuves d’évaluation évite de courir après les documents au moment de l’audit.
• Un contact identifié côté sous-traitant : le contrat doit désigner une personne responsable de la remontée des réclamations et aléas, pour éviter qu’un signalement d’un bénéficiaire ne se perde entre deux structures.

Ce sont ces preuves de suivi actif, plus que le contrat lui-même, que l’auditeur ira chercher : un contrat parfaitement rédigé mais jamais suivi d’effets pendant la prestation n’apporte pas la démonstration attendue.

Calendrier : ce qu’il faut faire avant le 1er novembre 2026

Le calendrier détaillé du passage au référentiel à 33 indicateurs reste la référence pour l’ensemble des échéances. Sur le seul volet sous-traitance :

• lister tous les sous-traitants et formateurs en portage salarial actifs ou récemment mobilisés ;
• pour chacun, vérifier l’existence d’un contrat écrit couvrant la répartition des responsabilités ;
• ajouter, si besoin, une clause de traçabilité (émargement, évaluations, réclamations) et le mécanisme de contrôle associé ;
• documenter cette mise à jour dans votre plan d’actions correctives si un contrat doit être repris avant l’audit suivant.

Passez à l’action

Le Kit Certif Complet (297 €, garantie 14 jours) inclut la fiche de l’indicateur 27 du référentiel actuel (procédure et tableau de preuves de la sous-traitance), à compléter avec les clauses de traçabilité et de suivi attendues au 1er novembre 2026. Vous créez votre organisme et recrutez déjà des formateurs externes ? L’ebook « Créer son organisme de formation en 30 jours » (67 €) pose les bonnes bases contractuelles dès le départ, et le Pack complet (347 €) réunit les deux ressources. Retrouvez l’ensemble de nos articles sur la sous-traitance pour sécuriser chaque relation avec vos prestataires externes.